Bitte informiere bei krankheitsbedingter oder sonstiger Abwesenheit, z.B. bei Verspätungen, so schnell wie möglich deine Führungskraft und dein:e Teamassistent:in. Bei krankheitsbedingter Abwesenheit ist zusätzlich die Krankmeldung über das HR Self Service Tool notwendig.  

Der bisherigen E-Mail-Verteiler „Personal_Abwesenheiten“ ist nicht mehr aktiv

Abwesenheiten bei „höherer Gewalt“

Generell gilt: Du als Arbeitnehmer:in trägst das „Wegerisiko“, d.h. es liegt in deiner Verantwortung, rechtzeitig im Büro zu sein. Das gilt auch bei Sturm, Hochwasser oder Bahn-Streiks. Sollte dir der Weg ins Büro durch eine solche „höhere Gewalt“ nicht möglich sein, informiere bitte zunächst unverzüglich deinen Vorgesetzten und kläre mit ihm, ob du…

a)

• von daheim aus arbeiten kannst. Grundsätzlich ist das auf Grundlage unserer „Working From Anywhere“ Maßgabe in begründeten Ausnahmefällen möglich, wenn…
• dein Vorgesetzter damit einverstanden ist und
• du alle notwendige Arbeitsmittel wie Notebook dabei hast und
• der IT-Zugang auf unser Firmen-System gewährleistet ist.

oder

b)

einen Urlaubstag nehmen (den du auch am Folgetag im Vacation Tool nachtragen kannst). Sollte der Jahresurlaub schon aufgebraucht bzw. komplett verplant sein, kannst du Urlaub zukaufen. Die Regeln dafür findest du Hier.

Hier findest du weitere Infos zu Abwesenheit bei Sabbatical, Urlaub oder Elternzeit (Familie).

Bitte nimm sämtliche Änderungen deiner persönlichen Kontaktdaten (Adresse, Notfallkontakt, etc.) zeitnah selbst über das HR-Self-Service Tool vor. Falls du ein Jobticket hast, melde deine Adresse bitte zusätzlich bei personal_transportationbenefits@loyaltyparter.com.

Alle Informationen zu den AnlaufPUNKTEN findest du hier.

Ab dem 3. Tag der Arbeitsunfähigkeit (Wochenendtage zählen mit!) ist eine Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig und funktioniert wie folgt:

• AUs von privat Versicherten bitte über das Tool hochladen  

• Bestätigungen über „Kind krank“ bitte über das Tool hochladen  

• Für gesetzlich Versicherte gilt: Seit 01.01.23 wird die Arbeitsunfähigkeit von den Ärzten direkt an die Krankenkassen gemeldet (eAU). Dieser Prozess funktioniert noch nicht reibungslos, so dass manche Ärzte weiterhin AUs in Papierform ausstellen. Deshalb ist das Hochladen im Tool nicht notwendig, aber freiwillig möglich.  

Das Versenden einer AU an den bisherigen E-Mail-Verteiler „Personal_Abwesenheiten“ ist nicht mehr möglich. Der Verteiler ist abgeschaltet und sendet eine Benachrichtigung mit der Beschreibung des neuen Prozesses.  

Ein Arbeitsunfall sowie ein Wegeunfall muss in jedem Fall bei HR gemeldet werden.

Als Wegeunfall werden versicherte Unfälle auf dem unmittelbaren Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bezeichnet.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Wegeunfälle der gesetzlichen Unfallversicherung (bei uns: Verwaltungs-Berufs-Genossenschaft) zu melden, wenn der/die Kolleg:in durch den Unfall mehr als drei Tage arbeitsunfähig ist bzw. Folgeschäden abzusehen sind.

Wenn du einen Unfall hattest, fülle bitte die Unfallanzeige direkt im PDF aus und sende sie per E-Mail an HR.

Weitere Informationen kannst du entweder auf der Webpage der VBG oder bei HR Operations (Liudmyla Altenbuchner oder Ursula Schmidbauer) einholen.

Grundsätzlich gilt die vertraglich festgelegte Wochenarbeitzeit (40 Stunden bei Vollzeit), die in Abstimmung mit der Führungskraft und dem Team eingeteilt werden kann. Es ist zu gewährleisten, dass die Teams in der Zeit von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr durchgehend erreichbar sind.

In der Regel beginnt die Arbeitszeit bis spätestens 09:00 Uhr.

Wir haben ein Vertrauensarbeitszeitmodell, das heißt  es gibt keine offizielle Zeiterfassung und keine Notwendigkeit, Arbeitszeiten zu dokumentieren (ausgenommen Projektzeiten, die in time-plus! erfasst werden müssen).

Nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeit musst du eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einlegen. Nach 9 Stunden sind musst du mind. 45 Minuten Pause einlegen.

Pausen, Besuche unseres Fitnessstudios, Kickern, Arztbesuche, u. Ä. können individuell gestaltet werden, gelten aber nicht als Arbeitszeit.

Der User Helpdesk ist montags bis donnerstags von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr und freitags von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichbar. Der VIP-Support für die Geschäftsführer ist von 07:00 Uhr bis 22:00 Uhr erreichbar.

Merh Information dazu findest du hier.

Scheidest du aus dem Unternehmen aus, beachte bitte folgende Punkte:

• Lege deinen letzten Arbeitstag unter Berücksichtigung des Resturlaubs und in Absprache mit der Führungskraft fest
• Stelle eine Übergabe sicher
• Loyalty Partner Toolbox: ADP World
• Stimme dein Zeugnis mit deiner Führungskraft ab und sende es an das Zeugnispostfach 
• Gewährleiste eine vollständige Rückgabe der firmeneigenen Ausstattung (Notebook und Zubehör, Schlüssel, Zutrittskarte, Headset etc.)
• Relevante Daten vom OneDrive ans Team übergeben und den OneDrive leeren
• Wichtig! Überprüfe deine "Duties" in IAMAPP Tool und lege darin deine Nachfolger fest. Achte dabei auf diese Punkte und trage alles entsprechend um:
  • Welche Group Ownerships hast du dort?
  • Auf welche 3rd Party Applications hast du Zugriff (Mural usw)?
  • Welche Vertreterregelungen sind hinterlegt?
  • Welche Gruppenzugehörigkeit habe ich? Klicke "Revoke Access"

Office IT, Office Management, Einkauf und Accounting werden parallel über deinen Austritt informiert, damit sie die erforderlichen Austrittsaktivitäten umzusetzen können.

Der Austritt von externen Beschäftigten wird ausschließlich über die Fachabteilung und Einkauf abgewickelt.

Für Dienstreisen innerhalb der EU/EWR und der Schweiz muss aus sozialversicherungstechnischen Gründen eine A1 Bescheinigung für das jeweilige Land rechtzeitig vor der Reise beantragt werden.

Grund dafür ist, dass laut Gesetz Arbeitnehmer:innen, die sich auf Dienstreise im Ausland befinden, einen Sozialversicherungsnachweis (die sog. A1 Bescheinigung) mitführen müssen. Diese Bescheinigung bestätigt die Anwendung des deutschen Sozialversicherungsrechts im Entsendeland. Bei behördlichen Kontrollen oder z.B. Arbeitsunfällen im Ausland muss diese Bescheinigung vorgelegt werden.

Die A1 Bescheinigung muss bis spätestens 2 Wochen vor Antritt der Dienstreise von Deiner Teamassistentin bei HR Operations mit folgender Vorlage beantragt werden. HR Operations beantragt die A1 Bescheinigung für dich und schickt dir diese, sobald sie uns vorliegt.

Für Dienstreisen in außereuropäische Länder (wie z.B. Indien, USA) ist es lt. Auskunft der Deutschen Rentenversicherung vor Antritt der Dienstreise nicht erforderlich, eine Entsendebescheinigung (z.B. DE/IN101) zu beantragen. Die Empfehlung der Deutschen Rentenversicherung lautet hier wie folgt: „Da Entsendebescheinigungen für außereuropäische Entsendungen auch bei rückwirkender Ausstellung volle Rechtskraft erlangen, empfehlen wir, diese Entsendebescheinigungen künftig im Nachhinein zu beantragen, sofern eine Aufforderung durch ausländische Behörden erfolgt (sog. Bedarfsfall).“ Solltest du also während deiner Dienstreise hierzu aufgefordert werden, dann wende dich bitte an HR Operations mit folgender Vorlage, damit die Entsendebescheinigung rückwirkend beantragt wird.

Nähere Informationen findest du auf der Webseite des GKV-Spitzenverbands. Dort kannst du dich auch über die Sozialversicherungsabkommen mit den jeweiligen Ländern informieren.

Brauchst du eine Arbeitsbescheinigung für Behörden und Vermieter:in? Übersende uns die Vorlagen dieser benötigten Bescheinigungen direkt per E-Mail in digitaler Form und befülle dieser gerne schon mit den Stammdaten. Kontaktiere HR Operations (Lena Jassniger oder Ursula Schmidbauer (Behörden etc.). Arbeitsbescheinigungen für Kinderbetreuungseinrichtungen kannst du im HR Betreuungsteam anfragen (Doreen Dambacher).

Wir übersenden dir die Bescheinigung in digitaler Form über DocuSign ausgefüllt und unterschrieben zurück. 

Hier findest du alle Infos. 

DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung und wird im Englischen auch GDPR (General Data Protection Regulation) genannt. Ziel der DSGVO ist es, EU-weit einheitliche Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu schaffen. Für unsere Unternehmensgruppe ist diese Regelung sehr relevant und enorm wichtig, da wir sehr große Mengen an personenbezogenen Daten verwalten.

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Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gelten nicht nur für die Daten unserer Kund:innen, sondern auch für alle Daten unserer Kolleg:innen und Bewerber:innen.

Details zur Datenverarbeitung können in den Datenschutzhinweisen für Kolleg:innen, den Datenschutzvorgabe zum Umgang mit Daten von Bewerber:innen sowie unserer Vertraulichkeitsverpflichtung nachgelesen werden.

Die Berechtigung für einen Firmenwagen besteht für folgende Hierarchieebenen: Abteilungsleiter:in, Referent:in, Senior Projektleiter:in und Bereichsleiter:in.

Beratung und Bestellung erfolgt über den Einkauf. Alles Weitere ist im KFZ-Überlassungsvertrag geregelt, den du bei Michael Hildebrandt anfordern kannst.

Solltest du ein Firmenfahrzeug in Anspruch nehmen, besteht kein Anspruch mehr auf ein weiteres Transportation Benefits.