Alle Hiring Manager, die eine Stelle zu besetzen haben, können einen Hiring Manager Zugang über IAMAPP beantragen.

Für den Support bei technischen Problemen mit dem Hiring Manager Portal haben wir ein separates Ticket-System aufgebaut. Bitte erstellt ein Ticket über den Avature Support. Die Kolleg:innen werden sich anschließend um eure Anfrage kümmern.

Avature ist ein Cloud Service und aus dem Internet erreichbar. Klicke hier um zum Hiring Manager Portal zu gelangen.

Die Daten der Kandidat:innen werden DSGVO-konform automatisch aus dem Tool Avature gelöscht. Die Hiring Manager sind eigenständig verantwortlich alle gespeicherten personenbezogenen Daten innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Bewerbungsprozesses zu löschen. 

Der Zugang ist durch eine Anfrage über IAMAPP verfügbar.

Das Screening läuft weiterhin über die Recruiter:innen. 

Externe haben bisher keinen Zugang, da dies noch hinsichtlich unserer Prozesse und der compliance zu prüfen ist. 

User mit der Rolle "Hiring Manager" sowie das Talent Acquisition Team sind zur Einsicht von personenbezogenen Daten von Bewerber:innen berechtigt. 

Zusätzlich teilnehmende Interviewer:innen (Additional Interviewer) mit der Rolle "Employee" können lediglich ihr Feedback nach einem Interview abgeben, ohne Einsicht auf die personenbezogenen Daten von Bewerber:innen zu haben. Falls zur Vorbereitung auf ein Interview Einsicht zu den personenbezogenen Daten von Bewerber:innen wie CV notwendig sein sollte, muss diese über den Hiring Manager (datenschutzkonform) erfolgen.

Bei begründetem Bedarf und Freigabe durch die Führungskraft über IAMAPP, können Teammitglieder, die an jedem Interview teilnehmen, eine "Hiring Manager" Rolle beantragen.

Ja. Delegates erhalten die E-Mail-Benachrichtigungen der Hiring Manager. Ein Delegate kann immer alle Stellen und die dazugehörigen Bewerbungen eines Hiring Managers einsehen. Es ist nicht möglich, nur bestimmte Stellen zu delegieren.

Wenn die Entscheidung bekannt ist, kann das Talent Acquisition Team manuell die nächsten Schritte einleiten. Hierzu wendet euch bitte an das Talent Acquisition Team unter karriere@PAYBACK.GROUP. 

Die Lebensläufe der Kandidat:innen können als Preview im Tool oder in einem neuen Tab geöffnet werden. Zusätzlich ist es möglich, die Lebensläufe zu downloaden.

Nur Personen, die die Rolle Hiring Manager haben, können auf alle Feedbacks, Gehaltsdaten-Formulare und Unterlagen der Kandidat:innen zugreifen. Additional Interviewer können dies nicht. Diese können nur ihr eigenes Feedback Formular ausfüllen und sehen.

Jeder Additional Interviewer, welcher die Rolle Hiring Manager besitzt, kann über das Hiring Manager Portal die Kandidat:innen einsehen und eventuell erfasste Gehaltsvorstellungen der Kandidat:innen einsehen. Wenn Kolleg:innen, welche keine Rolle Hiring Manager besitzen, als Additional Interviewer hinzugezogen werden, können diese Interviewer ihr Feedback ausschließlich über den Link aus der Mail geben. Es können somit auch keine Gehaltsvorstellungen oder sonstige Informationen eingesehen werden.

Ja! Möchtest du Kandidat:innen, welche sich auf deine Stelle beworben haben für eine andere Stelle empfehlen, kannst du dies im Hiring Manager Portal als Feedback geben über "Recommend for other position“. 

Nein. 

Nein. Die Hiring Manager können nur Interview-Feedbacks zur eigenen Stelle einsehen. 

Diese Information kommt vom Talent Acquisition Team. Wenn sich Kandidat:innen auf mehrere Stellen eines Hiring Managers beworben haben, kann dieser Hiring Manager natürlich alle Bewerbungen einsehen. 

Availabilites müssen angegeben werden, um das Talent Acquisition Team bei der Terminierung direkt zu unterstützen. Um doppelte Wege zu vermeiden sind die Availiabities daher immer anzugeben.

Es ist nur das Datum des zu planenden Termins anzugeben. Alle anderen Terminangaben sind optional.

Ja, bei der Angabe der Availability kann man über den Button „Add another“ mehrere Verfügbarkeiten angeben. 

Die Availability der Additional Interviewer sollte vor Abgabe der Availabilites der Primary Interviewer intern abgestimmt werden. 

Beliebig viele!  

Alle Interview Feedbacks werden über das Hiring Manager Portal erfasst. Hierzu erhalten die Hiring Manager und alle Additional Interviewer eine Mail mit der Aufforderung, das Feedback über die vorgefertigte Form oder das Hiring Manager Portal auszufüllen. 

Der Primary Interviewer gibt das Feedback nach einem Interview im Interview Feedback Form ein und triggert verantwortlich den weiteren Recruitingprocess.

Folgende User sind als Primary Interviewer definiert: Main Application User (ATS Recruiter, Admins) und Personen mit der Rolle Hiring Manager. 

Additional Interviewer können sein: Main Application User (ATS Recruiter, Admins), sowie Personen mit der Rolle Hiring Manager und der Rolle Employee.

Nein. Das Feedback muss in einem Schritt erfasst werden. Bitte gebt das Feedback daher erst ab, wenn eine Entscheidung steht. Einen „Feedback Draft“ kann man nicht erstellen. 

Alle Teilnehmer:innen KÖNNEN Feedback geben. Entscheidend über das weitere Vorgehen mit den Kandidat:innen ist das Feedback des Primary Interviewers und daher verpflichtend abzugeben. 

Um weitere Schritte im Bewerbungsprozess anzustoßen ist das Feedback der Primary Interviewer notwendig. Aus diesem Grund ist das Feedback der Primary Interviewer verpflichtend. 

Nein. Avature und das zugehörige Hiring Manager Portal werden nur in Deutschland und Österreich eingesetzt. 

Die polnischen Kolleg:innen müssen den Zugang selbst beantragen. Die Kolleg:innen nutzen ein anderes System und werden daher nicht automatisch übernommen. 

Die Content Spalte im Hiring Manager Portal kann nicht vergrößert werden. Für eine bessere Übersicht ist zu empfehlen, dass man das Hiring Manager Portal nicht über einen Laptop-Bildschirm anzeigt. 

Die Kandidat:innen erhalten eine Mail, mit der Aufforderung in einem Portal die fehlenden Informationen/Dokumente hochzuladen. Nachdem dies erfolgt ist, erhalten die Hiring Manager eine Mail mit der Erklärung wo die neuen Infos abzurufen sind und dass über den Link in der Mail bitte die nächsten Schritte angegeben werden sollen.

Sobald das Feedback durch den Hiring Manager über die jeweilige Form hinterlegt ist, wird der Bewerbungsstatus der Kandidat:innen auf "Rejected" gestellt. Die Kommunikation an die Kandidat:innen erfolgt automatisch nach zwei Werktagen per E-mail.

Sollte in Ausnahmefällen ein sofortiger oder kein E-mail Versand gewünscht sein, so kann das Talent Acquisition Team dies individuell anstoßen. 

Wenn ein Hiring Manager als Additional Interviewer hinzugefügt wird, erhält dieser eine Einladung zum Interview Feedback. In diesem Moment wird ihm die „Person record“ inkl. bereits vorhandener Feedbacks und aller Dokumente/Informationen in seinem persönlichen Hiring Manager-Portal eingestellt. (Dashlet: Interview Feedback)

In deinem Feedbackbogen kannst Du die Interviewer eintragen, die tatsächlich dabei waren. Du als Hiring Manager trägst die Entscheidung über das weitere Vorgehen mit den Kandidat:innen. Solltest Du bei dem Interviewtermin nicht anwesend sein und kein anderen Teilnehmer:innen eine Hiring Manager Rolle besitzen, ist unsere Empfehlung, dass Du die Feedbacks der Teilnehmer:innen als Indikator nimmst und deine Entscheidung darauf beruht.

Wir wollen über den Talent Pool mit Personen in Kontakt bleiben, die perspektivisch interessante Kandidat:innen für unsere Vakanzen sein könnten. Im Fall einer neuen Vakanz kann so auf den Talent Pool zurückgegriffen werden und die Stelle idealerweise schneller besetzt werden. 
Außerdem werden Events (wie z.B. Messebesuche) leichter auswertbar. 

Als Hiring Manager habt ihr in den Feedbackformularen die Möglichkeit, Kandidat:innen für den Talent Pool zu empfehlen, wenn ihr den Bewerbungsprozess mit der Person nicht selbst fortsetzen möchtet. Dafür wählt ihr bei der Frage "Would you consider this candidate for a different position or for our Talent Pool?" "Yes" und bei "Please choose the relevant position or "Talent Pool" tragt ihr "Talent Pool" ein. Gibt der/die Kandidat:in seine/ihre Einverständnis zum Talent Pool, wird er/sie hinzugefügt.

Nein. Um Personen in unseren Talent Pool aufzunehmen, müssen diese ihre Einverständnis dafür geben. Außerdem achten die Recruiter natürlich auf die Qualität der Bewerbungen, die in unserem Talent Pool landen. 

Wir können die Daten von Personen, die dem Talent Pool zugestimmt haben, bis zu zwei Jahre speichern. 

Die Talent Pools sind nur aus der Main Application heraus (also für die Recruiter) einsehbar. 

Auf der Net(t)work & Job Wall findet ihr offene Positionen und könnt euch bei Interesse direkt über das Portal auf die Position bewerben. Zusätzlich könnt ihr die Position über den "Refer" Button in der Stellenbeschreibung an Personen in eurem Netzwerk weiterleiten und möglicherweise Net(t)work Prämien erhalten!

Zugriff erhalten alle internen Kolleg:innen und Friends. Hierzu müsst ihr den Employee Zugang zu "Avature" in IAMAPP beantragen. Alle Kolleg:innen, die vor Rollout der Net(t)work & Job Wall Teil der PAYBACK GROUP waren, haben den Zugang automatisch erhalten. Stichtag hierzu war 09.10.2023.

Alle neuen Kolleg:innen und Friends müssen den Zugang bei Eintritt in die PAYBACK GROUP über IAMAPP beantragen.
Externe erhalten keinen Zugang zur Net(t)work & Job Wall.