Informationen zur Buchung von Geschäftsreisen

Traveltool KDS

Für Hotel- und Mietwagenbuchungen im Traveltool KDS muss jeder Reisende eine eigene Kreditkarte hinterlegen!
Dies kann entweder die AMEX-Firmenkreditkarte sein, oder eine private Kreditkarte.

Sie dient z.B. als Garantie bei der Buchung von Hotels und kann in Anspruch genommen werden, wenn der Gast seine Rechnung begleichen möchte – alternativ ist die Rechnung in bar zu begleichen.
Sie wird auch dann belastet, wenn die Buchung kostenpflichtig storniert wird oder nicht in Anspruch genommen wird.

Handelt es sich um eine private Kreditkarte, können die Spesen anschließend über die Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

Dafür stets eine auf die Firma ausgestellte Rechnung anfordern.
Diese wird auch für die Abrechnungen der Firmenkreditkarte benötigt.

Zur Profilerstellung im KDS Tool bitte das HOW TO beachten: HOW TO KDS TOOL

Darüber hinaus unterstützt das American Express at-your-Service-Team bei Fragen zu:

• Onlinebuchungs-Tool
  (z.B. Einstellungen, Einschränkungen und Fehler im Onlinebuchungs-Tool)
• Verwaltung und Unterstützung von Lieferantenverträgen
  (z.B. Update des Hotel- oder Flugprogramms)
• Unterstützung bei der Account Maintenance
  (z.B. Administration der Nutzer des GBT Tools und Einstellungen, Eskalationen zum Serviceteam)
• Abrechnungs- und Rechnungssupport
  (z.B. Änderungen der Rechnungs- sowie Zahlungspräferenzen, Rechnungskopien, Rechnungskorrektur)

Schnellere und einfachere Erreichbarkeit:

Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr unter: 

de.Travel@amexgbt.com  àReisereservierungen/ -buchungen

de.onlinesupport@amexgbt.com -> Online Support

+49-69-38076770 -> GBT Travel Care

Infos von amexgbt zur Nutzung der Tel.-Nr: 
„Um die Vorteile der Anrufer-Erkennung zu nutzen, müssen Sie Ihr GBT-Reiseprofil mit Ihrer primären Telefonnummer im internationalen Format (einschließlich der Landesvorwahl) aktualisieren.
Wenn Ihre Nummer zum Beispiel 089- 99741 0 lautet und Sie in Deutschland leben (Ländervorwahl 49), müssen Sie "4989997410" eingeben.

Railhub

Für Bahnreisen muss jeder Reisende sich im Bahntool Railhub selber registrieren.
Die Nutzung des Tools ist verpflichtend!

https://connectrail.amexgbt.com/ax1rde-loyaltypartner#

Zur Profilerstellung im KDS Tool bitte das HOW TO beachten:  HOW TO Railhub

Der Access Code lautet: Train11   

Beachte: Bei der Eingabe der Basisdaten, während der Registrierung, muss unbedingt die Unternehmenseinheit (PB | LP | LPS | PB AT) zu der E-Mail Adresse (@payback.net | @loyaltypartner.com | etc.) passen:

Übernachtungen

Mitarbeiter von Loyalty Partner können auf Geschäftsreisen in Deutschland für bis zu 150,- Euro pro Nacht (zzgl. Frühstück) übernachten. Im Ausland gilt ein maximaler Betrag von umgerechnet 200,- Euro pro Nacht (zzgl. Frühstück).

Reservierungen bzw. Buchungen über KDS.
Die Hotelrechnung wird später vom Reisenden vor Ort bezahlt.

Beachte: Für Hotelbuchungen im Traveltool KDS muss jeder Reisende eine eigene Kreditkarte hinterlegen – siehe Punkt oben!

Flugreisen

Bei Inlandsflügen und Flugreisen innerhalb Europas ist generell die Economy-Class bzw. je nach Tarif die günstigste Variante zu wählen.
Bei Interkontinental-Flügen kann auch die Business-Class gebucht werden.

Soweit es die Reiseplanung zulässt, sind aus Kostengründen restriktive (nicht umbuchbare) Tickets zu buchen.

In Ausnahmefällen, soweit bei Europa-Flügen keine Plätze in der Economy-Class verfügbar und der Geschäftstermin zeitlich nicht verschiebbar ist, können nach vorheriger Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen Flüge in der Business-Class gebucht werden. Die Genehmigung kann formlos per E-Mail beim Kostenstellenverantwortlichen eingeholt werden.

Die Loyalty Partner Gruppe hat mit Fluglinien Firmenvereinbarungen für flexible und restriktive Flüge geschlossen. Diese Fluglinien werden unter Beachtung des Preises bevorzugt gebucht.

Vielflieger-Programme (wie z. B. Miles & More) dürfen die Wahl der Fluglinie keinesfalls beeinflussen.

Bahnreisen

Eine Bahnreise ist nicht prinzipiell einer Flugreise vorzuziehen, außer es liegt eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte BahnCard vor.
Beide Reisemöglichkeiten, Bahn oder Flugzeug, sind entsprechend der individuellen Reiseroute und –daten kalkulatorisch (Zeit und Kosten) abzuwägen.
Bahnfahrten können in der ersten Klasse durchgeführt werden. Die Bahnreisen müssen über American Express RailHub gebucht werden.

Bahn Card

Die Nutzung der Bahn Card ist im Vorfeld der Dienstreise zu prüfen.
Bahnvielfahrer sollten eine BahnCard oder andere länderspezifische Bahn-Kundenkarten verwenden.

Die BahnCard ist über E-Banf zu bestellen und muss im Bestellprozess durch HR und den Kostenstellenverantwortlichen genehmigtwerden. Vor der Bestellung muss der Mitarbeiter das unterschrieben Formular „BahnCard-Bestellbeileger“ (Word-Vorlagen – Reiter LP) an HR senden. Damit die BahnCard für den Mitarbeiter steuerfrei bleibt, ist der Mitarbeiter verpflichtet, die mit der BahnCard getätigten Reisen und damit die Amortisation zu dokumentieren.

Mietwagen

Ein Mietwagen kann benutzt werden, wenn

• die Bahn/das Flugzeug keine zeit-, zweck- und kostengünstige Alternative ist,
• kein Firmenwagen/Poolfahrzeug vorhanden ist,
• öffentliche Verkehrsmittel keine vertretbare Alternative sind und /oder mehr als ein Mitarbeiter reist und die Kosten des Mietwagens geringer sind als die Gesamtkosten für Bahn/Flugzeug/öffentliche Verkehrsmittel.

Mietwagen werden direkt bei dem vorgegebenen Mietwagenunternehmen (und soweit vorhanden bei einem PAYBACK Partner in den jeweiligen Ländern z. B. Sixt in Deutschland oder Enterprise in USA) angemietet.

• Die relevanten Vertragsnummern sind bei der Travel Management Abteilung zu erfragen.
• Die Rahmenverträge beinhalten Konditionen für alle relevanten Destinationen.
• Grundsätzlich muss ein Fahrzeug der Kompaktklasse (z. B. VW Golf etc.) gewählt werden.

Der Mietwagen muss auf jeden Fall vollgetankt zurückgegeben werden, um die erhöhten Kraftstoffgebühren der Mietwagengesellschaft zu vermeiden.

Beachte: Für Mietwagenbuchungen im Traveltool KDS muss jeder Reisende eine eigene Kreditkarte hinterlegen – siehe Punkt oben!

Taxifahrten

Fahrten am Reiseziel sind nach Möglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. Ist dies aus Zeitgründen nicht möglich, kann ein Taxi gewählt werden. Bei Nutzung eines Taxis werden die Kosten laut Beleg erstattet.

Die gesetzlichen Vorschriften für Taxibelege sind dabei zu beachten, siehe hier:

Formvorschriften bei Taxibelegen

Fahrten mit dem Privat-PKW

er Privatwagen kann unter folgenden Bedingungen für Geschäftszwecke benutzt werden, wenn

• die Bahn/das Flugzeug keine zeit-, zweck- und kostengünstige Alternative ist
• kein Firmenwagen/Poolfahrzeug vorhanden ist
• öffentliche Verkehrsmittel keine vertretbare Alternative sind und/oder ein Mietwagen aufgrund der kurzen Entfernung oder Kosten nicht praktikabel ist.

Fahrten mit dem Privat-PKW müssen aus versicherungstechnischen Gründen vor Fahrtantritt vom Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden. Das Formular dazu findet ihr hier oder  in den jeweiligen Word Vorlagen der einzelnen Gesellschaften unter der Datei „PKW-Nutzung“.

Formular zur Genehmigung von geschäftlichen Fahrten mit dem privaten PKW

Die Fahrt- und Parkkosten werden gemäß der Reisekostenrichtlinie über die Reisekostenabrechnung dem Mitarbeiter erstattet. Die Genehmigung ist der jeweiligen Reisekostenabrechnung beizufügen.

Für die Mitarbeiter der deutschen Gesellschaften wird bei Nutzung des privaten PKW eine Vollkaskoversicherung mit 550,- Euro Selbstbeteiligung (Teilkasko 150,- Euro) abgeschlossen (erfolgt automatisch mit Genehmigung der Fahrt).

Private Verlängerung von Dienstreisen

Die private Verlängerung von Dienstreisen ist möglich, wenn dem Unternehmen dadurch keine Mehrkosten entstehen. Die Dienstreise endet in diesem Fall mit dem Ende der geschäftlichen Tätigkeit. Gegebenenfalls anfallende Mehrkosten sind durch den Mitarbeiter zu tragen. Die Kosten sind anhand der entsprechenden Belege zu dokumentieren.

Was ist bei Bewirtungsrechnungen zu beachten?

Wenn ihr Geschäftspartner zu einem Geschäftsessen einladet, werden aus steuerlichen Gründen besondere Anforderungen an die Belege (Rechnungen) gestellt. Dabei macht es einen Unterschied, ob die Rechnung unter brutto 250,00 Euro beträgt, oder ob der Betrag bei brutto 250,00 Euro oder höher liegt.

Mit nur einem Mausklick seht ihr alle Infos auf einen Blick!

Formvorschriften_bei_Bewirtungsbelegen.pdf