Als Teil der AMERICAN EXPRESS Gruppe  ist PAYBACK dazu verpflichtet Unternehmen und/oder Einzelpersonen, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird, anhand von US-Sanktionslisten zu überprüfen. Aufgrund des U.S-Rechts und Gruppenrichtlinien ist PAYBACK nicht erlaubt Geschäfte mit sanktionierten Unternehmen oder Personen zu tätigen.

Partner Screening liegt in der Verantwortlichkeit der jeweiligen Akquise-Teams für jeden Kanal (Classic, Online; FMCG; Market Research) oder der zuständigen Person für die Akquise außerhalb der Standardkanäle, z.B. Projekte, Initiativen. Der Nachweise des Screenings vor dem Abschluss von Vereinbarungen muss als Teil des Erfassungsworkflows in FinCA hochgeladen oder offline gespeichert werden, falls FinCa nicht beteiligt ist. Siehe folgende Abschnitte zur Klärung des Vorgehens.

Vendor Screening wird zentral von dem Einkaufs-Team beim Anlegen eines Lieferanten in unserem ERP Navision verwaltet.

PAYBACK Mitglieder Screening: das Screening von Endkunden ist ein automatisierter wöchentlicher back-end-job, der von unserem technischen Team in Zusammenarbeit mit den FIU (Financial Intelligence Unit) und GSG ( Global Sanctions Group) Teams bei AMEX durchgeführt wird.

1. Standard Prozess > Back-end Screening (fortlaufend / wöchentlich): Seit 2018/19 wurde PAYBACK von der Compliance-Organisation aufgefordert, ein laufendes, wöchentliches Screening für alle Partner und potenziellen Kunden zu gewährleisten, um konform mit dem AMEX Sanction Programm zu sein. Dies wird durch das Vermittlertool CADENCE erreicht, welches wöchentliche Batches zum Screening-Tool (Bridger) sendet. Der Nachweis einer negativen Übereinstimmung im Screening muss vor der Vertragsunterzeichnung erfolgen, daher erlaube bitte einen Zeitraum von mindestens 10 Werktagen zwischen Screening und Unterzeichnung.

2. Nur in Notfällen > Front-end Screening (einmalig): Seit 2016 überprüft PAYBACK Partner bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird, durch Senden einer E-Mail-Anfrage an ein Remote-Team (Bridge Vendor Desk Team) mit Angabe des Namens, der juristischen Person und der Postanschrift. Diese Screening Methode wurde durch das Back-End Screening abgelöst, da nun ein fortlaufendes Screening nötig ist. Diese Methode ist nur in Ausnahmefällen zu benutzen, wie z.B bei zeitlicher Dringlichkeit oder technische Schwierigkeiten mit CADENCE.

Wenn du dabei bist einen neuen Geschäftskunde und/oder eine andere Art von B2B-Kunden zu akquirieren (z.B. FMCG, Marktforschung, Online) bei dem es einen Austausch von Dienstleistungen gibt, der durch einen Vertrag und/oder eine andere Art von Geschäftsvereinbarung geregelt wird, bist du dafür verantwortlich sicherzustellen, dass das Screening dieser Partei zum frühestmöglichen Zeitpunkt im Akquisitionsprozess und immer vor dem Abschluss einer Vereinbarung stattfindet. Man muss diesen Screening Nachweis bei FinCA hochladen (verpflichtend) oder offline speichern, im Falle, dass FinCA nicht involviert ist.

CADENCE ist eine statische Datenbank, die von AMEX entwickelt und gewartet wird. In diese Datenbank müssen die Akquise-Teams Partnerdatensätze zur Überprüfung eingeben, bevor sie eine Geschäftsbeziehung eingehen. Dabei müssen sie z.B. den juristischen Namen und die Adresse des Unternehmens eingeben. CADENCE sendet wöchentlich eine Batch-Datei mit allen PAYBACK B2B Kunden zum Screening zu Bridger. Da dieser Export jeden Freitag morgens (MEZ) stattfindet, müssen neue Parteien bis Donnerstag EOB eingegeben werden, um in den Wochen-Batch aufgenommen zu werden.