Du buchst das Hotel über das Traveltool KDS

Mitarbeiter von Loyalty Partner können auf Geschäftsreisen in Deutschland für bis zu 150,- Euro pro Nacht (zzgl. Frühstück) übernachten. Im Ausland gilt ein maximaler Betrag von umgerechnet 200,- Euro pro Nacht (zzgl. Frühstück). Die Hotelrechnung wird später vom Reisenden vor Ort bezahlt.

Handelt es sich um eine private Kreditkarte, können die Spesen anschließend über die Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden. Dafür stets eine auf die Firma ausgestellte Rechnung anfordern. Diese wird auch für die Abrechnungen der Firmenkreditkarte benötigt.

Darüber hinaus unterstützt das American Express at-your-Service-Team bei Fragen zu:

• Onlinebuchungs-Tool
  (z.B. Einstellungen, Einschränkungen und Fehler im Onlinebuchungs-Tool)
• Verwaltung und Unterstützung von Lieferantenverträgen
  (z.B. Update des Hotel- oder Flugprogramms)
• Unterstützung bei der Account Maintenance
  (z.B. Administration der Nutzer des GBT Tools und Einstellungen, Eskalationen zum Serviceteam)
• Abrechnungs- und Rechnungssupport
  (z.B. Änderungen der Rechnungs- sowie Zahlungspräferenzen, Rechnungskopien, Rechnungskorrektur)

Schnellere und einfachere Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr unter: 

• Für Reservierungen/-buchung: de.Travel@amexgbt.com 
• Für Onlinesupport: de.onlinesupport@amexgbt.com
• Für GBT TravelCare Telefonsupport (Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr): +49-69-38076770
  „Um die Vorteile der Anrufer-Erkennung zu nutzen, müssen Sie Ihr GBT-Reiseprofil mit Ihrer primären Telefonnummer im internationalen Format (einschließlich der Landesvorwahl) aktualisieren. Wenn Ihre Nummer zum Beispiel 089- 99741 0 lautet und Sie in Deutschland leben (Ländervorwahl 49), müssen Sie "4989997410" eingeben.

Du buchst den Mietwagen über das Traveltool KDS

Ein Mietwagen kann benutzt werden, wenn

• die Bahn/das Flugzeug keine zeit-, zweck- und kostengünstige Alternative ist,
• kein Firmenwagen/Poolfahrzeug vorhanden ist,
• öffentliche Verkehrsmittel keine vertretbare Alternative sind und /oder mehr als ein Mitarbeiter reist und die Kosten des Mietwagens geringer sind als die Gesamtkosten für Bahn/Flugzeug/öffentliche Verkehrsmittel.

Mietwagen werden direkt bei dem vorgegebenen Mietwagenunternehmen (und soweit vorhanden bei einem PAYBACK Partner in den jeweiligen Ländern z. B. Sixt in Deutschland oder Enterprise in USA) angemietet.

• Die relevanten Vertragsnummern sind bei der Travel Management Abteilung zu erfragen.
• Die Rahmenverträge beinhalten Konditionen für alle relevanten Destinationen.
• Grundsätzlich muss ein Fahrzeug der Kompaktklasse (z. B. VW Golf etc.) gewählt werden.

Der Mietwagen muss auf jeden Fall vollgetankt zurückgegeben werden, um die erhöhten Kraftstoffgebühren der Mietwagengesellschaft zu vermeiden.

Darüber hinaus unterstützt das American Express at-your-Service-Team bei Fragen zu:

• Onlinebuchungs-Tool
  (z.B. Einstellungen, Einschränkungen und Fehler im Onlinebuchungs-Tool)
• Verwaltung und Unterstützung von Lieferantenverträgen
  (z.B. Update des Hotel- oder Flugprogramms)
• Unterstützung bei der Account Maintenance
  (z.B. Administration der Nutzer des GBT Tools und Einstellungen, Eskalationen zum Serviceteam)
• Abrechnungs- und Rechnungssupport
  (z.B. Änderungen der Rechnungs- sowie Zahlungspräferenzen, Rechnungskopien, Rechnungskorrektur)

Schnellere und einfachere Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr unter: 

• Für Reservierungen/-buchung: de.Travel@amexgbt.com 
• Für Onlinesupport: de.onlinesupport@amexgbt.com
• Für GBT TravelCare Telefonsupport (Montag bis Freitag, 09:00 – 18:00 Uhr): +49-69-38076770
  „Um die Vorteile der Anrufer-Erkennung zu nutzen, müssen Sie Ihr GBT-Reiseprofil mit Ihrer primären Telefonnummer im internationalen Format (einschließlich der Landesvorwahl) aktualisieren. Wenn Ihre Nummer zum Beispiel 089- 99741 0 lautet und Sie in Deutschland leben (Ländervorwahl 49), müssen Sie "4989997410" eingeben.

Beide Reisemöglichkeiten, Bahn oder Flugzeug, sind entsprechend der individuellen Reiseroute und –daten kalkulatorisch (Zeit und Kosten) abzuwägen.

Bahnfahrten können in der ersten Klasse durchgeführt werden. Die Bahnreisen müssen über American Express RailHub gebucht werden.

Eine Bahnreise ist nicht prinzipiell einer Flugreise vorzuziehen, außer es liegt eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte BahnCard vor.

• Die Nutzung der Bahn Card ist im Vorfeld der Dienstreise zu prüfen. Bahnvielfahrer sollten eine BahnCard oder andere länderspezifische Bahn-Kundenkarten verwenden.
• Die BahnCard ist über E-Banf zu bestellen und muss im Bestellprozess durch HR und den Kostenstellenverantwortlichen genehmigtwerden. Vor der Bestellung muss der Mitarbeiter das unterschrieben Formular „BahnCard-Bestellbeileger“ (Word-Vorlagen – Reiter LP) an HR senden.
• Damit die BahnCard für den Mitarbeiter steuerfrei bleibt, ist der Mitarbeiter verpflichtet, die mit der BahnCard getätigten Reisen und damit die Amortisation zu dokumentieren.

Bei Inlandsflügen und Flugreisen innerhalb Europas ist generell die Economy-Class bzw. je nach Tarif die günstigste Variante zu wählen.

In Ausnahmefällen, soweit bei Europa-Flügen keine Plätze in der Economy-Class verfügbar und der Geschäftstermin zeitlich nicht verschiebbar ist, können nach vorheriger Genehmigung durch den Kostenstellenverantwortlichen Flüge in der Business-Class gebucht werden. Die Genehmigung kann formlos per E-Mail beim Kostenstellenverantwortlichen eingeholt werden.

Bei Interkontinental-Flügen kann auch die Business-Class gebucht werden.

Soweit es die Reiseplanung zulässt, sind aus Kostengründen restriktive (nicht umbuchbare) Tickets zu buchen.

Die Loyalty Partner Gruppe hat mit Fluglinien Firmenvereinbarungen für flexible und restriktive Flüge geschlossen. Diese Fluglinien werden unter Beachtung des Preises bevorzugt gebucht.Vielflieger-Programme (wie z. B. Miles & More) dürfen die Wahl der Fluglinie keinesfalls beeinflussen.

Fahrten am Reiseziel sind nach Möglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. Ist dies aus Zeitgründen nicht möglich, kann ein Taxi gewählt werden. Bei Nutzung eines Taxis werden die Kosten laut Beleg erstattet.

Die gesetzlichen Vorschriften für Taxibelege sind dabei zu beachten, siehe hier:

Formvorschriften bei Taxibelegen

Der Privatwagen kann unter folgenden Bedingungen für Geschäftszwecke benutzt werden, wenn

• die Bahn/das Flugzeug keine zeit-, zweck- und kostengünstige Alternative ist
• kein Firmenwagen/Poolfahrzeug vorhanden ist
• öffentliche Verkehrsmittel keine vertretbare Alternative sind und/oder ein Mietwagen aufgrund der kurzen Entfernung oder Kosten nicht praktikabel ist.

Fahrten mit dem Privat-PKW müssen aus versicherungstechnischen Gründen vor Fahrtantritt vom Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden. Das Formular dazu findet ihr hier oder  in den jeweiligen Word Vorlagen der einzelnen Gesellschaften unter der Datei „PKW-Nutzung“.

Formular zur Genehmigung von geschäftlichen Fahrten mit dem privaten PKW

Die Fahrt- und Parkkosten werden gemäß der Reisekostenrichtlinie über die Reisekostenabrechnung dem Mitarbeiter erstattet. Die Genehmigung ist der jeweiligen Reisekostenabrechnung beizufügen.

Für die Mitarbeiter der deutschen Gesellschaften wird bei Nutzung des privaten PKW eine Vollkaskoversicherung mit 550,- Euro Selbstbeteiligung (Teilkasko 150,- Euro) abgeschlossen (erfolgt automatisch mit Genehmigung der Fahrt).