Drugiego dnia roboczego każdego miesiąca, wg zasad Amex, odbywa się księgowe zamknięcie miesiąca poprzedniego. W tym procesie uczestniczą wszyscy pracownicy firmy generujący koszty, jak również osoby odpowiedzialne za wskazanie do fakturowania przychodów.

W specjalnej komunikacji mailowej informujemy o aktualnych terminach zakładania EPR oraz przesyłania informacji o kosztach i przychodach za dany miesiąc.

Koszty księgowane są na podstawie dostarczonych do Działu Księgowości dokumentów: faktur, not obciążeniowych, Rozliczeń podróży, Rozliczenie wydatków i innych.

Koszty są również księgowane na podstawie szacunków, które są pobierane w formie raportu z systemu EPR w Navision. Każdy założony EPR albo wykreowany Order, dla którego przed końcem miesiąca nie dostarczono faktury, jest traktowany jako accrual kosztu. W związku z tym pracownicy mają obowiązek:

•  dostarczyć do Działu Księgowości wszelkie faktury/dokumenty księgowe za poprzednie okresy na cztery dni robocze przed końcem miesiąca (WD-4)
•  wprowadzić zamówienia EPR w systemie Navision, które merytorycznie dotyczą mijającego miesiąca w terminie (WD-4).

Przychody są księgowane na podstawie informacji dostarczonych poprzez Financial Automation Tool, a także danych zawartych w raportach clearingowych i analitycznych. W przypadku, kiedy finalne dane nie są jeszcze dostępne należy przesłać @ estymację przychodów na adres iwona.wronska@payback.net. Bardzo ważne jest, aby wszystkie dane były dostarczane najpóźniej dzień przed zakończeniem miesiąca i aby były one jak najbardziej dokładne.