DocuSign (elektronische Unterschrift)
DocuSign kann grundsätzlich für den Abschluss von allen Verträgen mit Partnerunternehmen, Kunden und Dienstleistern genutzt werden, unter der Voraussetzung, dass der Vertragspartner mit dem Abschluss des Vertrages über DocuSign einverstanden ist.
Wir nutzen nur die Unterschriftenkomponente von DocuSign, die nicht für die Abstimmung der Verträge vorgesehen ist.
Die Verträge müssen final abgestimmt und unterschriftsreif sein.
WICHTIG:
Ein Unterschriftenmix (physisch & digital) ist bei der Vertragszeichnung mit DocuSign nicht möglich (entweder Papierform oder DocuSign)
Der Abschluss der meisten Verträge erfolgt mit der so genannten fortgeschrittenen Signatur (Identifikation der Unterzeichner über zwei Kanäle: E-Mail und SMS)
Geheimhaltungsvereinbarungen und bestimmte Einzelverträge werden mit einfacher Signatur abgeschlossen (Identifikation der Unterzeichner nur über E-Mail)
Voraussetzungen für den Start eines DocuSign Vorgangs sind:
- Vorliegen eines final abgestimmten, unterschriftsreifen Vertrages (intern und extern) als pdf oder docx, excel-Dateien sind leider für den DS Vorgang nicht geeignet.
- Bereitschaft des Vertragspartners zur Nutzung von DocuSign.
- Vorliegen aller notwendigen Informationen zur Unterzeichner (s. DocuSign Antragsformular).
Y:\GCO\Public\06_Signing\DocuSign (elektronische Unterschrift)\DS_Antragsformulare
DocuSign Prozess für FinCA-Verträge
Der DocuSign Vorgang für einen in Rahmen von FinCA freigegebenen Vertrag wird direkt aus Navision von einem ausgewählten DS Sender initiiert. Die im FinCA freigegebenen Vertragsunterlagen werden automatisch in einen DS Umschlag übernommen. Um diesen zu finalisieren benötigt der DS Sender zusätzlich von dem im FinCA genannten Vertragsverantwortlichen oder seinem Vertreter das vollständig ausgefüllte DS-Antragsformular (Link zu Details)
Die elektronisch unterschriebenen Unterlagen werden automatisch aus DocuSign in das EASY Vertragsarchiv synchronisiert.
DocuSign Prozess für NON FinCA-Verträge
Der DocuSign Vorgang für einen NON FinCA-Vertrag wird von einem ausgewählten DS Sender manuell auf der DocuSign Seite erstellt und initiiert. Um den DS Umschlag zu erstellen benötigt der DS Sender von dem Vertragsverantwortlichen das vollständig ausgefüllte DS Antragsformular sowie die final abgestimmten, unterschriftsreifen Vertragsunterlagen. (Link zu Details)
Die elektronisch unterschriebenen Unterlagen müssen von dem Vertragsverantwortlichen manuell an das Contract Archive Team zur Archivierung weitegeleitet werden.
Kontakt
Bei weiteren Fragen zum Prozess wendet euch bitte an docusign_lp@loyaltypartner.com oder direkt an Anna Popiel.
Weitere Informationen zu:
- Details zum DocuSign Prozess.
- Process Owner / Ansprechpartner Matrix.
- Die internen Richtlinienzur Nutzung von DocuSign.
- Die aktuelle Übersicht der DocuSign Sender und deren Zuständigkeitsbereiche.
Findet Ihr hier:
Y:\GCO\Public\06_Signing\DocuSign (elektronische Unterschrift)