Polityka AEMP10
Celem Polityki AEMP10 (tu pełne brzmienie) jest udokumentowanie zasad oraz ról i obowiązków mających zastosowanie do zarządzania naszymi Vendorami. Obejmuje ona kryteria wyboru Vendora oraz ustalenie warunków współpracy – każdej umowy, również tych dotyczących RODO czy SLA – tak, aby były zgodne z zasadami AXP|PAYBACK.
Proces TLM (Third Party Lifecycle Management Process) pozwala na efektywne zarządzanie dostawcami na każdym etapie współpracy, przy jednoczesnym kontrolowaniu wszelkich możliwych ryzyk z niej płynących.
Proces TLM jest niezwykle ważny z punktu widzenia zarządzania naszymi dostawcami i naszej odpowiedzialności w tym obszarze wobec AXP.
Przeprowadzenie procesu TLM dla Twojego Vendora jest Twoją odpowiedzialnością jako TRM’a. Jeżeli Ty się z niej nie wywiążesz, do odpowiedzi zostanie wywołany Dyrektor Twojego Business Unitu. Brak reakcji na prośby ze strony AXP jest niedopuszczalny. Ścieżka eskalacji prowadzi zarówno do PAYBACK GE, jak i do centrali AXP.
6 kroków w procesie TLM
Którzy Vendorzy nie podlegają TLM?
Poniżej znajduje się lista obszarów, z których Vendorzy nie podlegają TLM (podlegają pod inne polityki AEMP), czyli są OOS (out of scope) lub podlegają ścieżce Easy Purchse.
Dla tych Vendorów należy przeprocesować tylko TLM_Vendor Onboarding w Neula|Makigami.
OUT OF SCOPE
- Charitable Contributions | Payments to charitable entities
- Colleague T&E Spend on Corporate Card | Internal/Colleague T&E
- Customer (Consumer and Commercial) | Person or entity who utilizes American Express’ products and/or services. This does not include other relationships that American Express may have with such individuals or entities, such as Third-Party relationships.
- Government Regulators | Government oversight bodies (FRB, OCC, etc.) in their capacity overseeing AXP practices and compliance with regulatory requirements
- Insurance (Corporate Assets) | Insurance products AXP purchases to insure its own business and assets.
- Investments and Market Risk Management Activities | Institutions which accept client's funds as deposits, operating cash or other forms of investments. Entities, such as banks regulated in jurisdictions AXP legal entities are located in, with which American Express enters into financial transactions, e.g.: foreign exchange, interest rate, equity derivatives and reverse repos
- Membership Rewards (Pay with Points or Points Transfer Agreements) | Reward pay-with-points and points transfer (does not include Membership Rewards Merchandise Partners)
- Merchant Card Acceptance Agreements | AXP acquisition of a merchant used strictly for card acceptance
- Mergers and Acquisitions | As defined in AEMP40 – Merger & Acquisition Deal Approval Policy.
EASY PURCHASE
- ACCOUNT FULFILLMENT - Billing and Payment Services - Equipment
- ACCOUNT FULFILLMENT - Billing and Payment Services - Logistics and Postage
- ACCOUNT FULFILLMENT - Consumer Card Service - Manufacturing
- DISTRIBUTION - Logistics - Couriers/Postage
- DISTRIBUTION - Logistics - Fleet Management
- HARDWARE - Card Equipment
- HARDWARE - Computer Cables
- HARDWARE - Desktop IT
- HARDWARE - Telecom Cabling and Equipment
- HARDWARE - Telecom Hardware
- HUMAN RESOURCES SERVICES - Temp and Perm Staffing, Recruitment and Search
- HUMAN RESOURCES SERVICES - Training, Coaching, Development & Logistics
- MARKETING AND ADVERTISING - Print - Supplier Control Updates
- MEMBERSHIP AND SUBSCRIPTIONS
- OFFICE SUPPLIES
- PROFESSIONAL SERVICES - Consulting with Amex Laptop
- PROFESSIONAL SERVICES - Freelancers
- PROFESSIONAL SERVICES - IT Labor Services - IT Consulting with Amex Laptop
- PROFESSIONAL SERVICES - IT Labor Services - Resource Strategy with Amex Laptop
- PROFESSIONAL SERVICES - Management Consulting with Amex Laptop
Krytyczne role i podział odpowiedzialności w procesie
Ze względu na skomplikowanie i wielość etapów całego procesu, ilość osób w niego zaangażowana jest niezwykle duża.
Odpowiedzialnośc TRM (Third Party Relationship/Vendor Manager), osoby współpracującej z Vendorem na co dzień.
- przeprocesowanie TLM_Vendor Onboarding w Neula|Makigami
- przeprocesowanie Vendor Assessment w OneTrust
- udział we wszystkich call’ach z AXP oraz dostarczanie materiałów, dokumentów, dowodów w poszczególnych etapach SRA i TRA oraz due diligence
- udział we wszystkich call’ach z zewnętrznymi Audytorami oraz dostarczanie materiałów, dokumentów, dowodów na potrzeby zamknięcia GAPS.
Beware that at the end of the day your director will be made responsible for
anything happening in line of the audit/risk assessment.
Odpowiedzialność TRM Lead (Third Party Relationship Manager Supervisor), Dyrektora Unitu
- akceptacja zadań w poszczególnych etapach procesu od TLM_Vendor Onboarding do COREA
- zaangażowanie w przypadku każdej eskalacji
Odpowiedzialność Vendor Risk Oversight
W PAYBACK tą funkcję pełnią: Ewelina oraz Anna. Nasza odpowiedzialność to:
- zarządzanie procesem TLM_Vendor Onboarding Neula|Makigami
- dodawanie Vendorów w OneTrust, wysyłanie i ocenianie assessments
- wysyłanie zgłoszeń do AXP TLM
- przygotpwywanie i akyualizacja materiałów dla TRM (toolbox, instrukcje, sharepoint)
- wspieranie TRM na wszystkich etapach procesu TLM
- udział we wszystkich spotkania|callach z AXP oraz audytorami
- eskalowanie ewentualnych problemów do PAYBACK GE oraz AXP
- procesowanie sanction screening (Cadence, Vendor desk mails).