Cała poniższa sekcja dedykowana jest wprowadzeniu w PAYBACK Polska POLITYKI AEMP10 regulującej współpracę z naszymi dostawcami (Vendorami) oraz PROCESOWI TLM, który strukturyzuje zarządzanie tymi Dostawcami.
Zaczniemy od podstaw...
Co to jest TLM i dlaczego trzeba go robić?
Jesteśmy częścią AXP, więc obowiązuje nas szereg polityki (tzn AEMP) i czy tego chcemy czy nie, musimy ich przestrzegać. Tak też jest z TLM czyli Third Party Lifecycle Management Process. Tu pewnie zapytasz po co on jest? Ano po to, aby się upewnić, że działania podejmowane przez wybranych przez nas Vendorów są przeprowadzane w sposób opłacalny, zgodny z obowiązującymi przepisami, regulacjami prawnymi oraz polityką naszej spółki i naszego właściciela. Więc tak naprawdę ten proces chroni naszą firmę.
Poniższe Q&A odpowiedzą na część Waszych pytań:
Czy zawsze muszę robić TLM?
Dla nowych Vendorów – ZAWSZE, nawet jeżeli jest to Vendor, z którym pracujemy bez umowy (np. na podstawie zamówień lub faktur) – bez akceptacji z AMEX nie możemy zlecić im nic i co ważne również zapłacić faktury. Dla obecnego Vendora nawet jeżeli przeszedł już kiedyś TLM, kiedy konieczna jest nowa umowa/aneks w związku ze zmianą cen, warunków współpracy czy zakresu usług również robimy TLM (dla pocieszenia, w ograniczonym zakresie).
Kto mi w tym pomoże?
Oczywiście, że my! Bo my jesteśmy Vendor Risk Oversight (VRO)
Anna Gos dla Działów: Legal, Digital, Partner Success, Growth oraz Analytics.
Ewelina Smolińska dla Działów: Finanse, HR, Marketing oraz IT & Product Development.
Jaka jest moja rola w tym procesie?
Ty jesteś TRM’em, czyli Third Party Managerem – dla AXP jesteś odpowiedzialna/y za tego Vendora, a tak w normalnym życiu to Ty piszesz maile co ma Twój dostawca zrobić, podsyłasz faktury do księgowości i jak coś pójdzie nie tak, to naprawiasz.
Co konkretnie muszę zrobić?
Zakasaj rękaw i przygotuj się na takie kroki: kliknij tu.
Co potrzebuję?
Na początek nie za wiele – do TLM_Vendor Onboarding w Neula|Makigami kilku podstawowych informacji o Twoim Dostawcy, Commodity Levels i cierpliwości. Potem do kwestionariusza Vendor Assessment w OneTrust, będą potrzebne Ci bardziej szczegółowe informacje o IT i Data Security. W obu etapach Due Diligence (jeżeli wystąpią) będzie brał również udział sam Vendor.
Ile mi to zajmie?
Sporo, więc koniecznie weź to pod uwagę. Cały proces TLM w zależności od „ryzykowności” danego Vendora może trwać od minimum KILKU TYGODNI dla nieryzykownych Dostawców, którzy okażą się OOS (out of scope), do nawet KILKU MIESIĘCY dla high-risk (czyli tyle możemy czekać na zgodę od AXP na podpisanie umowy i rozpoczęcie współpracy z danym Dostawcą).
To tak na początek. Na kolejnych stronach znajdziesz więcej informacji na temat:
- Polityki AEMP10, jak w rzeczywistości wygląda proces TLM oraz jakie mamy w nim przypisane role.
- Czym jest OneTrust, jak się po nim poruszać i jak sprawnie zrobić Vendor Assessment.
- Co to jest proces Vendor Onboarding i gdzie go znaleźć w Makigami.
- Rozwinięcie skrótów pojawiających się we wszystkich materiałach.
- Bibliotekę dokumentów.
Gdyby nadal były pytania, na które nie znaleźliście odpowiedzi w tej sekcji, zapraszamy do zespołu Vendor Risk Oversight.