Bitte alle Anfragen in Bezug auf das Vertragsarchiv an das Postfach richten Contract_Archive contract_archive@loyaltypartner.com.

EASY ist unser digitales Archiv. Hier werden alle Vertragsdokumente in digitaler Form abgelegt und gepflegt. In EASY Contract werden zu jedem Vertrag separate Mappen angelegt, die neben einer Übersicht mit allen wichtigen Informationen zum Vertrag auch deren Scans beinhalten. In den EASY-Mappen sind unter anderem die LP Gesellschaft, Status, Laufzeit, Vertragstitel, Inhalt und Vertragspartner hinterlegt. Über diese Informationen und weitere Kriterien sind die Verträge über die Suchmaske auffindbar. So können wir sicherstellen, dass jederzeit alle Informationen zur Verfügung gestellt werden können.

Zugriff auf EASY haben nur berechtigte Mitarbeiter, denen ein separater Zugriff erteilt wurde. Hierbei wird das Need-to-know-Prinzip angewendet und es ist für den einzelnen User nur so viel ersichtlich, wie für den Arbeitsprozess notwendig ist.

Zugriffsrechte können per E-Mail an contract_archive@loyaltypartner.com beantragt werden.
Hierbei brauchen wir folgende Informationen von euch: LP-Gesellschaft, Abteilung, Position, Grund und die Zustimmung/Freigabe eures Bereichs- bzw. Abteilungsleiters.
Nach Erteilung der Zugriffsrechte bekommt ihr eine Bestätigungs-E-Mail.

Weitere Infos gibt es hier: 

Y:\GCO\Public\07_EASY_Archive\01_Help_for_Archiving\EASY_How_to_user_access_rights.pptx

Auf dem Server unter folgendem Link findet ihr aktuelle Übersichten zum Vertragsmanagement und EASY Contract: Y:\GCO\Public\07_EASY_Archive

Verträge, die nicht im FinCA Prozess freigegeben wurden, sind über den neuen Non-FinCA Archivierungs-Prozess in Navision an das Contract Archive Team weiterzuleiten.
Ein Beispiel für Verträge, die nicht im FinCA-Prozess freigegeben wurden, sind Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs).

Leitet bitte immer im Anschluss die Originale an GCO/ Archiv im 5. OG/ Raum 5039a weiter.

a) Verträge, die im Rahmen von FinCA freigegeben wurden und nicht über DocuSign unterschrieben werden, sind vorab als PDF (OCR Format) an das Postfach Contract_Archive@loyaltypartner.com zu senden. 

Beachtet bitte: grundsätzlich müssen alle Verträge durch den FinCA.

Allerdings brauchen wir auch immer die Originale, diese leitet ihr bitte immer an LP GCO / Archiv im 5. OG / Raum 5039a. So bekommen wir die Unterlagen schneller ins elektronische Archiv, wo sie dann abrufbereit für euch zur Verfügung stehen. Achtet dabei darauf, immer das zugehörige FinCA-Blatt beizulegen.

Y:\GCO\Public\07_EASY_Archive\Archiving_process
 

b) Für die Verträge, die im Rahmen von FinCA freigegeben wurden und über DocuSign unterschrieben werden, erfolgt eine automatische Übertragung aus DocuSign ins EASY Vertragsarchiv. Details zum DocuSign Prozess für FinCA Verträge findet ihr hier.

Verträge, die nicht im Rahmen von FinCA freigegeben wurden und nicht über DocuSign unterschrieben werden, sind über den neu implementierten Archivierungs-Prozess in Navision an das Contract Archive Team zu senden.

Beachtet bitte: Für eine erfolgreiche Übertragung müssen alle mit "*" gekennzeichneten Felder korrekt ausgefüllt werden.

Das Contract Archive Team wird dann die Übertragung nach EASY überprüfen.

Allerdings brauchen wir auch immer die Originale, diese leitet ihr bitte immer an LP GCO / Archiv im 5. OG / Raum 5039a. 

Detaillierte Informationen zum neuen Prozess und dem Archivierungsvorgang findet ihr unter:

Y:\GCO\Public\07_EASY_Archive\Archiving_process

Die Fristenüberwachung liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Fachabteilung des jeweiligen Vertrags. Daher ist es wichtig, dass die Fachabteilung die Verträge im Auge behält und zu gegebener Zeit verlängert bzw. kündigt. Wichtig ist hierbei, GCO darüber zu informieren und die Kündigung bzw. Verlängerung bei LP GCO/ Archiv im Zimmer 5039a (5.OG) vorbeizubringen oder als PDF an contract_archive@loyaltypartner.com zu senden.

Bitte füllt im FinCA-Blatt bzw. Non-FinCA Template die relevanten Fristen bzw. Daten gewissenhaft und vollständig aus, nur so kann zusätzlich durch das Tool eine Erinnerung verschickt werden.

Einige Verträge können auf Wunsch in EASY Contract auch als confidential archiviert und abgelegt werden. Dies bedeutet dann, dass nur ein begrenzter kleiner Kreis die Verträge sehen kann. Bitte gebt dies auf dem Archive-Template entsprechend an und sprecht es mit GCO ab, ob dies für den vorliegenden Vertrag Sinn macht. Es kann dadurch auch passieren, dass auch ihr selbst den Vertrag nicht mehr sehen könnt.

Manchmal tauchen Verträge in Schubladen und Schränken auf und man weiß nicht wohin mit ihnen. Bitte bringt uns Originale zu jederzeit vorbei oder schickt sie uns per Hauspost an GCO/ Archiv. Wir archivieren dann die Verträge bzw. bewahren sie sich bei uns auf.
Es ist wichtig alle Verträge zentral bei uns aufzubewahren.

Mit den entsprechenden Zugriffsrechten habt ihr die Möglichkeit in EASY Contract nach Verträgen zu suchen. Hierzu nutzt ihr am besten die Volltext-Suche, denn ihr könnt Schlüsselwörter eingeben und braucht nicht den kompletten Titel des Vertrags zu kennen. Bei dem Titel muss nämlich immer darauf geachtet werden das genaue Wording zu nutzen.

Falls euch aber der Vertragspartner und das Datum bekannt sind, macht eine Suche darüber mehr Sinn.
 

Infos zum Suchprozess findet Ihr unter folgendem Link:

Y:\GCO\Public\07_EASY_Archive\01_Help_for_EASY_Contract_Archive

Verträge müssen immer nach dem Vier-Augen-Prinzip unterschrieben werden. Für die jeweiligen Gesellschaften gelten eigene Regeln der Vertretungsbefugnis: grundsätzlich sind zwei Geschäftsführer zusammen oder ein Prokurist mit einem Geschäftsführer zur Unterzeichnung berechtigt. Die Fachabteilung selbst unterschreibt keine Verträge. Daher müssen Unterschriften immer über GCO eingeholt werden. Bringt hierzu bitte den Vertrag im Zimmer 5039a (5.OG) bei GCO vorbei. Wir leiten dann den Vertrag zu den entsprechenden Bevollmächtigten zur Unterschrift weiter. Falls der Vertrag über DocuSign unterzeichnet werden soll, leitet alle relevanten Vertragsdokumente (inkl. DocuSign Informations-Blatt) an das DocuSign Postfach weiter docusign_LP@loyaltypartner.com. Bei FinCA-Verträgen können die Dokumente aus Navision nach DocuSign übertragen werden.
Achtet bitte hierbei darauf, jede Seite des Vertrags inkl. Anlagen zu paraphieren. Bei einem FinCA bitten wir euch das FinCA-Blatt dem Vertrag beizulegen, da dieses auch unterschrieben werden muss.

Ausgenommen von dieser Regel ist die GHV (NDA), die von Abteilungsleitern und internen Juristen der LP Gruppe unterschrieben werden darf. Achtet bitte darauf das entsprechende Template zu nutzen:

Y:\GCO\Public\03_Contract_Templates\01_PAYBACK\01_PAYBACK_Deutschland\01_NDA_(GHV)
 

Anschließend informieren wir euch, wenn der Vertrag wieder zur Abholung bereit ist (Bei originaler Unterzeichnung). Wir versenden keine Verträge an den Vertragspartner, dies muss die Fachabteilung selbst übernehmen.

Eine detaillierte Anleitung und Übersicht hierzu bekommt ihr unter: 

Y:\GCO\Public\06_Signing\01_Signature_Power_Policy