Die Dauer eines FinCA beträgt 3 volle Werktage und läuft mit Start des Workflows durch das FinCA Admin. Beispiel: Erfasser sendet am Montagvormittag den FinCA an FinCA Admin, FinCA Admin prüft und startet den FinCA Workflow am Montagabend. Start der 3 Tage ist Dienstag. Der FinCA läuft dann bis Donnerstag eob. Am Freitagmorgen 8:00 Uhr ist der FinCA geschlossen. Die Feiertage werden im Tool berücksichtigt.

Nein, Du musst den FinCA abbrechen, erforderliche Änderungen/Anpassungen vornehmen und diesen erneut in den Genehmigungsprozess senden. Dein FinCA behält dadurch die gleich Nummer und einige Daten aus der Eingabemaske bleiben erhalten und müssen nicht erneut eingegeben werden. Bitte beachte, dass bei jedem Neustart alle Genehmigungszeilen geresetet werden und alle Genehmigungen von neuem beginnen. Ein komplett neuer FinCA ist nur zu beantragen, wenn ein komplett neuer Vertrag freizugeben ist.

Nein, es gibt keine Vorgabe. Je nach Absprache mit dem Vertragspartner und intern gelebter Variante. 

Nein, Bridger Report muss im Vorfeld und ausserhalb von FinCA beantragt werden

Nein, nicht alle. In der Eingabemaske ist lediglich der letzte und somit aktuelles Abbruchkommentar incl. Name hinterlegt. Alle vorherigen Abbruch-Gründe sind unter "Obsolote Approval Groups" einsehbar.

Ja, sobald der FinCA abgebrochen wird, erhalten alle an diesem FinCA beteiligten Workflowgruppen eine Email darüber incl. des Abbruchgrunds.

Nein, es gab keine Migration. Vor GO LIVE von FinCA galt der VKC Prozess (Outlook&Email), nach GO LIVE (ab Mitte April 2019) der neue FinCA Prozess in Navision.

Der gesamte Erfassungs- und Genehmigungsprozess kann auch über den Web Client abgewickelt werden. Lediglich der Upload von Dokumenten ist nur im Navision Full Client möglich, daher empfehlen wir für die Erfassung die Nutzung des Navision Full Clients.

FinCa ist eine Entscheidungshilfe für die Geschäftsführer. Vorgabe der GF ist,  dass auf jeden Fall die mandatory approver freigegeben haben. 

Nein, eine bereits erteilte Freigabe/Ablehnung kann nicht zurückgenommen werden und gilt für die gesamte Genehmigergruppe. Sollte die Entscheidung dennoch geändert werden müssen, dann ist  der/die Erfasser/in zu kontaktieren um ggf. einen Neustart anzufragen.

Nein, Vertragsverantwortlicher bwz. Vertreter ist immer die Fachabteilung, welche den Vertrag abschließen möchte. 

Ja, die Angabe des Grundes ist sogar verpflichtend. Der Abbruchgrund ist dann in der Eingabemaske hinterlegt und wird gleichzeitig in die automatische Email aufgenommne.

Ja, diese Nummer steht Dir sofort in der FinCA Eingabemaske zur Verfügung. Diese kannst Du per Copy/Paste einfügen. Solange die Vertragsverhandlung läuft, sollte der Status des FinCA jedoch bei "NEW" bleiben, da sonst die 3 Tagesfrist läuft. 

Nein, der FinCA Prozess (Final Contract Approval) ist ausschließlich für die Freigabe von finalen Verträgen zu nutzen. Die Vorabstimmung muss davor und außerhalb von FinCA erfolgen.

Nein , es gibt keine Verknüpfung von FinCA zu anderen Navisionprozessen. Die Kreditorenanlage läuft unabhängig von FinCA und über den bekannten Prozessweg

Nein, Navision ist Mandantenübergreifend und daher ist kein Aus/Einloggen nötig. Alle Dich betreffenden FinCA siehst Du mit einem Navision Login.

Jein, es werden automatisierte Emails an die in Deinem FinCA involvierten Genehmiger versendet. Bei Start des FinCA und 24 vor Ablauf der FinCA Timeline. Sollte Genehmiger auf beide Emails nicht reagieren, musst Du nach wie vor als Erfasser hinterher sein.

Jein, in der Regel hat jede/r Mitarbeiter bereits einen Account in Navision. Solltest Du neu in den FinCA Prozess dazukommen, ist der Beantragungsprozess einzuhalten. Siehe TOOLBOX.

Ja, sofern der Vertrag mit Kosten verbunden ist, sind diese in der FinCA Eingabemaske zu hinterlegen. Die Abstimmung bzgl. der Kosten erfolgt bereits im Vorfeld durch Dich mit Controlling (Finance LFO) 

Nein, die Genehmigungszeile wird in diesem Fall mit "No Feedback" hinterlegt. Grundsätzlich gibt es bei einer Non-Mandatory bedingt durch das VETO-Recht nur die Hinterlegung "rejected" bei Ablehnung oder "no feedback" bei Nichtreagieren. 

Ja, der Gruppenname enthält stets den Bereichsnamen bzw. Rollennamen. Dieser wird in den Genehmigungszeilen angezeigt und auch auf dem summary sheet gedruckt.

Der Start des Workflows wird initiert, sobald die Prüfung durch die Rolle FinCA Admin abgeschlossen ist. Die erfolgt asap, spätestens 24 Stunden nach Eingang im FinCA Postfach. 

Nein, aber der Dateiname muss eindeutig sein. Gleichnamige Dokumente können nicht hochgeladen werden. Ggf. ist mit Versionierungen zu arbeiten, besonders bei einem Re-Start eines FinCA.

Nein, eine Verlängerung des FinCA ist nicht möglich. Die reguläre Dauer beträgt 3 volle Werktage. Sofern die Freigabe dieser Gruppe erforderlich ist, muss der FinCA abgegebrochen und neu gestartet werden.

Der bisherige Unterschriftenprozess bleibt in unveränderter Form bestehen. Nach Ende des FinCA bekommt der Erfasser, Vertragsowner und Vertreter eine Email mit Informationen zur weiteren Vorgehensweise zur Zeichnung des Vertragsdokumentes.

In diesen Fällen, musst Du bitte ein Ticket bei Helpdesk eröffnen damit das Problem gesichtet und behoben werden kann.

Der FinCA Status wechselt je nach Rückmeldungen in den jeweiligen Status Approved oder Rejected. Das summary sheet kann nun gedruckt werden und der Vertrag incl. Anlagen in den Unterschriftenlauf gegeben werden.

Du kannst Verträge für Loyalty Partner, Loyalty Partner Solution, PAYBACK Deutschland sowie PAYBACK Austria in den FinCA Prozess geben. Für die restlichen Gesellschaften gilt FinCA derzeit noch nicht.

Der FinCA Status wechselt von "in progress" zu "not approved - timeline expired"

Grundsätzlich eignen sich alle zur Verfügung stehenden Browser (Chrome, Firefox, Edge, Internet Explorer…)

Nein, da Mandatory Gruppen Pflichtgenehmiger sind, muss eine Genehmigungsaktion (Freigabe/Ablehnung) erfolgen. Reagiert eine Mandatory Gruppe nicht innerhalb der Frist, wird die Gruppe mit dem Genehmigungsstatus "No Feedback" versehen und der FinCA erhält den Status "not approved - timeline expirede".

Nein, der FinCA Prozess gilt ausschließlich für final abgestimmte (sowohl mit den internen wie auch externen Parteien )Verträge.

Ja, über FinCA werden folgende Verträge abgewickelt – Neuverträge, Zusatzvereinbarungen, Verlängerungen und DPAs. Genaue Details findest Du in der TOOLBOX.

Sollte Dir nicht bekannt sein, wer genau bei Marketing für Deinen Vertrag zuständig ist, kann es sein, dass die Abstimmung im Vorfeld bereits nicht ausreichend genug war. Aber grundsätzlich sind alle workflowbeteiligten Gruppen dazu angehalten, die Ihren Bereich betreffenden Verträge zu screenen, auch ohne Angabe in dem Comments Feld.

In diesen Fällen kannst Du Dich gerne an das Postfach FinCA@loyaltypartner.com wenden.

Sobald eine Firma einen neuen Namen bekommt, kannst Du das offizielle Schreiben zur Archivierung an das Postfach GCO_contract_request <LPH_MUC_GCO_contract_request@loyaltypartner.com> senden. Die Änderung erfolgt dann asap im Vertragsarchiv EASY und steht Dir dadurch auch in FinCA unter Vertragspartner zur Verfügung.

Alle im Workflow hinterlegten Genehmigergruppen (Mandatory, Non-Mandatory, Infogruppe, FinCA Admin) werden über den Start eines neuen FinCA informiert.

Der Approval Pool gibt den erforderlichen Genehmigungsworkflow vor. Beispiel -  es wird ein Dienstleister-Rahmenvertrag aus der Loyalty Partner für die PAYBACK abgeschlossen. Die Abstimmung erfolgt innerhalb der relevanten PAYBACK Bereiche, Abschluss & Zeichnung dann über die LP GmbH. Generell kann es aber auch durchaus immer sein, dass beides gleich ist, Bsp. Partnervertrag PAYBACK GmbH, hier sind dann LP Entity sowie der Approval Pool die PAYBACK GmbH. 

In der TOOLBOX findest Du eine Übersicht, aus welcher Du stets die aktuellen Workflows und Genehmigergruppen entnehmen kannst. Diese Übersicht dient Dir vor allen Dingen für die Vorab-Vertragsabstimmung vor Start des FinCA.

Alle im Workflow hinterlegten Genehmigergruppen (Mandatory, Non-Mandatory, Infogruppe, FinCA Admin) werden über den Abbruch des FinCA informiert. Der Erfasser, Vertragsowner oder Vertreter kann nun entscheiden ob der FinCA neu gestartet werden soll oder nicht. Hierfür kann ein Re-Start-Funktion genutzt werden, bei welcher viele relevante Felder und die ursprünglichen Dokumente übernommen werden. Die Kennzeichnung der neuen bzw. aktuellen Dokumente muss in der Dokumentenbox/übersicht erfolgen.

Du kannst in der Eingabemaske über das Feld "Main Contract" den richtigen Hauptvertrag auswählen und somit Deinen Zusatzvertrag mit diesem verknüpfen. Sollte es mehrere Verträge zur Auswahl geben und Du den richtigen nicht kennst, dann Du Dich gerne an das an FinCA@loyaltypartner.com wenden.

Bei Unklarheiten bezüglich der Kosten bzw. des Financialblocks in der Eingabemaske, solltest Du Dich stets vor Start des FinCA mit Deiner Controllingabteilung abstimmen.

Ja, diese vergibt Navision automatisch sobald einen neuen FinCA erstellt. Diese beginnt stets mit dem Buchstaben N und dem aktuellen Jahr sowie einer fortlaufenden 6-stelligen Nummer im Jahr 2019 z.Bsp = N2019-000001.

Nein, aber per Klick sind diese über den Button "Comments" aufzurufen. Diesen Button kann man nutzen, sofern man nur die Kommentare sehen will. Alternativ kann man sich die Kommentare auch in den Genehmigungzeilen in der Approval Box ansehen. Hinweis - Kommentare sind erst dann ersichtlich, sobald es im Workflow Aktivitäten (Ablehnung/Freigabe) gab. 

In Navision findest Du im Rollencenter unterhalb der BANFEN die Kacheln für FinCA. Je nachdem welche Rolle Du bei FinCA hast, siehst Du eventuell unterschiedliche Kacheln.

Der manuelle Genehmigungsprozess VKC wurde ab Mitte April 2019 durch FinCA in Navision ersetzt.

Nein, sobald der Genehmigungsworkflow gestartet ist, sind keinerlei Änderungen an den Dokumenten incl. Anlagen sowie der eingegeben Daten in der Eingabemaske möglich.

Ja, die Emails zur Freigabe gehen an alle in Deiner Gruppe hinterlegten Personen. Zur Sicherstellung des Freigabeprozesse sind daher auch immer minimum 2 Personen hinterlegt. Bezüglich Eurer Freigaben innerhalb Eurer Gruppe seid Ihr selbst verantwortlich. Und denkt daran, eine erteilte Freigabe kann nicht revidiert werden und gilt für die gesamte Gruppe.

Ja, diese gibt es und ist über den Button "older FinCA Versions" einsehbar. Ob ein FinCA bereits mal abgebrochen und neu gestartet wurde, erkennst Du an dem Feld "Version". Diese wird stets bei einem Abbruch und Neustart automatisch hochgerechnet.

 Grundsätzlich sollte nur die finale Version in den FinCA geschickt werden