Geschäftsführung

Die Gesamtverantwortung für das Thema „Datenschutz“ liegt bei der Geschäftsführung des jeweiligen Unternehmens der LP-Gruppe. Ihr obliegen in diesem Zusammenhang die Wahrnehmung und Übernahme folgender Verantwortlichkeiten:

• Bereitstellen der notwendigen technischen, finanziellen und personellen Ressourcen für den Datenschutz
• Einbetten des Datenschutzes in die Strukturen, Hierarchien und Arbeitsabläufe des Unternehmens

Datenschutz-Management (Ansprechpartner: Isabelle Mirth-Borberg )

Um die kontinuierliche Betreuung der datenschutzrechtlichen Themen sicherzustellen, wurde im September 2018 das „Datenschutz-Management“ („DSM“) etabliert. DSM koordiniert die datenschutzrechtlichen Prozesse und stellt die Erfüllung der Nachweis- und Dokumentationspflichten sicher. Zu den Aufgaben des DSM gehören insbesondere:

• Koordination der kontinuierlichen Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses inkl. der rechtlichen Prüfung
• Qualitätssicherung der Datenschutzhinweise
• Koordination von Datenschutzfolgenabschätzungen
• On- und Offboarding sowie Auditierung von Auftragsverarbeitern
• Koordination von Zertifizierungen, z.B. durch den TÜV
• Monitoring der Bearbeitung eingehender Betroffenenanfragen
• Bearbeitung von Anfragen der Behörde sowie Meldung von Datenschutzverletzungen

Rechtsabteilung/GCO (Ansprechpartner: Dariusz Zajk)

Die Rechtsabteilung hat neben der Bearbeitung allgemeiner juristischer Fragestellungen auch datenschutzrechtliche Aufgaben. So berät sie die Geschäftsführung und die Fachbereiche aller Gesellschaften bei inhaltlichen Fragestellungen zu datenschutzrechtlichen Vorgaben. Hierzu zählen insbesondere:

• Prüfung von Rechtsfragen des Datenschutzes
• Ansprechpartner bei Projekten mit Datenschutz-Relevanz
• Vertragsgestaltung hinsichtlich datenschutzrechtlicher Themen
• Formulierung von Datenschutzhinweisen und Einwilligungstexten

Datenschutzbeauftragter (Dr. Robert Selk)

Für jede LP-Gesellschaft ist ein betrieblicher Datenschutzbeauftragte (kurz: „DSB“) benannt, welcher auch den zuständigen Aufsichtsbehörden für den Datenschutz gemeldet wurde. Für die deutschen Gesellschaften ist das seit 2009 Dr. Robert Selk. Der DSB ist im Rahmen seiner Tätigkeit weisungsfrei und unabhängig, also neutral hinsichtlich der Unternehmensinteressen auf der einen Seite und den Betroffeneninteressen auf der anderen Seite. Der DSB nimm vor allem folgende Verantwortlichkeiten wahr:

• Regelmäßiger Bericht an das Management über den aktuellen Stand des Datenschutzes im Unternehmen
• Datenschutz-Ansprechpartner für Kunden, Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden
• Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter
• Überwachen der Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften
• Beratung bei Projekten mit Auswirkungen auf den Datenschutz

Mitarbeiter und Vorgesetzte

Alle Mitarbeiter müssen die sie selbst oder ihre Tätigkeit betreffenden Maßnahmen und Regelungen zum Datenschutz einhalten. Mitarbeiter müssen Datenschutzvorfälle unverzüglich der Rechtsabteilung und/ oder dem DSB melden. Hierbei gilt der Grundsatz, dass im Zweifelsfalle vorzugsweise zu oft als zu wenig eine solche Meldung erfolgen soll. Die Vorgesetzten tragen die Verantwortung für ihre Mitarbeiter und müssen sicherstellen, dass die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz in Bezug auf die ihnen unterstellten Mitarbeiter umgesetzt sind. Hierzu gehören beispielsweise entsprechende Sensibilisierungsmaßnahmen, Schulungen und Zugriffsbeschränkungen.

Gesonderte Verantwortlichkeiten

Prozess-, Applikations- und Produktverantwortliche sind dazu verpflichtet, datenschutzrelevante Prozesse proaktiv im Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren und die Aktualität der Dokumentation sicherzustellen. Zudem sind sie für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich. Gleiches gilt für Projektverantwortliche.