Każdego roku w okolicach sierpnia i września tworzony jest budżet na kolejny rok kalendarzowy. W naszej firmie przyjęła się zasada tworzenia go przy użyciu techniki bottom-up, tj. poszczególni managerowie proponują wysokość kosztów/przychodów, jakich spodziewają się w następnym roku.

Budżet wyznacza cel dla całej firmy na poziomie przychodów i kosztów oraz bardzo często wyznacza indywidualne cele sprzedażowe. Nie istnieje tzw. przyznany budżet kosztowy do wydania. Każdy zaproponowany wydatek w zależności od swojego charakteru musi przejść odpowiednią procedurę związaną z jego akceptacją. W przypadku prostych, powtarzalnych lub utrzymaniowych wydatków wystarczy ścieżka akceptacji poprzez proces EPR. W przypadku dużych wydatków o charakterze  inwestycyjnym (IT, marketing, syscom) będzie konieczne dodatkowe przejście akceptacji na poziomie zarządu.

W ostatnim tygodniu każdego miesiąca organizujemy tzw. Forecast meeting. Na tych spotkaniach omawiane są kwestie finansowe z osobami odpowiedzialnymi za budżety kosztowe w naszej firmie oraz z Partner Managerami/Dyrektorami Partner Managementu. Dzięki tym spotkaniom wiemy, w którą stronę z punktu finansowego, zmierza nasza firma. Forecast meetingi pozwalają na bieżąco śledzić i przewidzieć sytuację finansową LP Polska. Dzięki temu nie jesteśmy zaskoczeni nagłymi wydatkami czy nieoczekiwanym spadkiem przychodów.

Bardzo często odnosimy się do różnych wartości, mówiąc o nich, np.: w forecaście mamy 100 K na koniec roku. Oznacza to  np., że wynik za pierwsze 4 miesiące roku wynosił 25 000 PLN oraz wynik kolejnych 8 miesięcy to 75 000 PLN. Forecast to suma wyników jakie zostały zapisane w naszych księgach + to, co planujemy do końca danego okresu. Istotnym jest, że PLAN (budżet), który ustalamy w okolicach jesieni w roku poprzedzającym rok budżetowy jest niezmienny. Co oznacza, że plan jest raz zaakceptowany i nie możemy na nim nanosić żadnych zmian (system na to nie pozwala). Alternatywnym rozwiązaniem jest uaktualnianie wartości Forecast, które możemy tylko porównać do budżetu.

Zawsze po zamknięciu miesiąca (okolice 3-4 dnia roboczego) przygotowujemy raporty przychodowe i kosztowe na poziomie całej firmy, poszczególnych centr kosztowych oraz przychodowych. Co miesiąc przesyłamy do poszczególnych managerów standardowy set raportów, dzięki któremu osoby zainteresowane mają wgląd w dane, które pozwalają określić czy kwoty wydane/zarobione w danym miesiącu są wyższe/niższe od tych, które zostały wcześniej zaplanowane.

Do naszych zadań należy również tworzenie raportów i KPI dotyczących większości aspektów naszej firmy. Można tu wyróżnić przede wszystkim World KPI (KPI, które są tworzone na każdym rynku PAYBACK na świecie. Dzięki temu PAYBACK Germany ma możliwość porównania, jak performują poszczególne rynki). Poza tym tworzymy KPI lub input do KPI dla całej firmy. Jeżeli ktokolwiek z Was potrzebuje jakiegokolwiek raportu dot. finansów lub analiz, prosimy o zgłoszenie tego odpowiednio wcześniej w związku z bardzo dużą ilością raportów, które musimy przygotowywać każdego miesiąca.